Bestände effizient inventarisieren
Transformieren Sie Ihre analoge Welt in digitale Ressourcen
Effiziente Inventarisierung für nachhaltige Sammlungsdaten - die wichtigsten Punkte in 60 Sekunden
Erfahren Sie in weniger als einer Minute, wie digitale Inventarisierungsworkflows den Weg vom physischen Objekt zum strukturierten Datensatz vereinfachen.
Inventarisierungsworkflows ermöglichen die schnelle und objektschonende Erfassung von Sammlungsbeständen direkt vor Ort. Metadaten, Fotografien und Zustandsinformationen werden strukturiert dokumentiert und nahtlos in bestehende Systeme integriert. Analysefunktionen und Standortmanagement unterstützen Qualitätssicherung und laufende Arbeitsprozesse.
So entstehen nachhaltige Datenstrukturen, die Forschung, Sammlungsmanagement und digitale Anwendungen langfristig miteinander verbinden.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie digitale Inventarisierung Teil eines nachhaltigen Datenökosystems wird.
“Inventarisierungsworkflows bilden die Brücke zwischen dem physischen Objekt und dem digitalen Wissensraum."
Sie ermöglichen die strukturierte Erfassung von Sammlungsbeständen direkt vor Ort – mobil als Progressive Web App oder als Desktopanwendung. Dabei steht nicht die möglichst vollständige Dokumentation im Vordergrund, sondern die effiziente und objektschonende Erfassung aller Informationen, die unmittelbar am Objekt verfügbar sind.
Unser Ansatz verfolgt ein klares Ziel: Jedes Objekt soll möglichst nur einmal in die Hand genommen werden müssen. Während der Inventarisierung werden die wesentlichen Metadaten erfasst, Fotografien angefertigt und Zustandsinformationen dokumentiert. Auf dieser Grundlage können viele nachgelagerte Arbeitsschritte später direkt am digitalen Datensatz erfolgen. Die weitere wissenschaftliche Qualifizierung, Erschließung und Anreicherung erfolgt anschließend im Primärsystem oder innerhalb der bestehenden Arbeitsprozesse Ihrer Institution, während die Objekte geschützt im Depot verbleiben können.
Die Workflows basieren auf einer bewährten Standardsoftware, werden jedoch individuell an Sammlungen, Erfassungsrichtlinien und institutionelle Anforderungen angepasst. Rollen- und Rechtesysteme sorgen dafür, dass unterschiedliche Nutzergruppen gezielt auf Funktionen zugreifen können – von der Erfassung über die Qualitätssicherung bis hin zur Übergabe an Primärsysteme und Fachanwendungen.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung digitaler Informationssysteme wissen wir, dass erfolgreiche Digitalisierung bereits bei der Datenerfassung beginnt. Deshalb verbinden unsere Inventarisierungsworkflows Geschwindigkeit, Datenqualität und nachhaltige Prozesse zu einer Lösung, die den langfristigen Umgang mit Sammlungen erleichtert.
Die Verortung unserer Inventarisierungssoftware in unserem technischen Universum
Auch unsere Inventarisierungsworkflows sind vollständig in die gemeinsame Infrastruktur eingebunden. Erfasste Daten können parallel in lokale Arbeitsdatenbanken, institutionelle Primärsysteme und den zentralen Portalindex überführt werden. Dadurch stehen Informationen unmittelbar für Recherche, Qualitätssicherung, Auswertungen und weitere Arbeitsprozesse zur Verfügung.
Die Inventarisierung endet somit nicht mit der Datenerfassung. Bereits während des Projekts entstehen aktuelle Einblicke in Bearbeitungsstände, Sammlungsstrukturen und Qualitätsmerkmale der Bestände. Über dieselben Analyse- und Auswertungsmechanismen, die auch unseren Portalen zugrunde liegen, lassen sich Fortschritte dokumentieren, Schwerpunkte identifizieren und Entscheidungen datenbasiert unterstützen.
Erfahren Sie mehr über die technische und konzeptionelle Grundlage unserer Lösungen auf der Seite zur Systemarchitektur.
Vom Objekt zum digitalen Datensatz
Dann stellt sich die nächste Frage: Wie wird aus einem Sammlungsobjekt ein strukturierter Datensatz, der nicht nur dokumentiert, sondern auch langfristig für Forschung, Sammlungsmanagement und digitale Anwendungen nutzbar bleibt?
Unsere Inventarisierungsworkflows entstehen aus Ihren Beständen, Arbeitsabläufen und fachlichen Anforderungen. Gemeinsam definieren wir die Informationen, die während der Erfassung unmittelbar am Objekt dokumentiert werden sollen, und entwickeln einen Workflow, der sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur einfügt.
Die Erfassung erfolgt schnell, strukturiert und objektschonend. Fotografien, Zustandsinformationen, Standortdaten und Metadaten werden direkt vor Ort dokumentiert und stehen anschließend für weitere Qualifizierungsschritte, Auswertungen und wissenschaftliche Bearbeitungen zur Verfügung. So entsteht ein durchgängiger Prozess, der Objekte, Daten und bestehende Systeme miteinander verbindet:
I. Erfassung direkt am Objekt
Der Inventarisierungsprozess beginnt dort, wo sich die Sammlungsobjekte befinden: im Depot, im Magazin oder in der Ausstellung. Unsere Anwendung steht als Progressive Web App auf Smartphones und Tablets sowie als Desktopanwendung zur Verfügung und ermöglicht die strukturierte Erfassung von Beständen direkt vor Ort.
Dabei konzentrieren wir uns bewusst auf die Informationen, die unmittelbar am Objekt sichtbar oder eindeutig bestimmbar sind. Stammdaten, Standortinformationen, Zustandsmerkmale, Restaurierungsbedarfe und Fotografien werden in einem klar definierten Workflow erfasst, ohne den Prozess durch unnötige Komplexität zu verlangsamen.
II. Qualifizierung und Integration Ihrer Bestände
Die Inventarisierung endet nicht mit der Datenerfassung. Alle Informationen werden unmittelbar in die bestehende Systemlandschaft integriert und stehen für weitere Arbeitsprozesse zur Verfügung.
Abhängig von Ihren Anforderungen können Daten in lokale Arbeitsdatenbanken, institutionelle Primärsysteme oder direkt in den zentralen Wissens- und Portalindex übertragen werden. Unterschiedliche Rollen und Berechtigungen stellen sicher, dass Freigaben, Qualitätssicherung und Datenübernahmen kontrolliert und nachvollziehbar erfolgen.
Die weitere wissenschaftliche Erschließung, fachliche Qualifizierung und Anreicherung kann anschließend in den dafür vorgesehenen Systemen stattfinden. So entsteht ein durchgängiger Workflow, der Erfassung, Dokumentation und wissenschaftliche Bearbeitung miteinander verbindet, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu ersetzen.
III. Analyse, Standortmanagement und kontinuierliche Weiterentwicklung
Da die Inventarisierungsdaten unmittelbar Teil unserer gemeinsamen Infrastruktur werden, stehen bereits während der laufenden Erfassung umfangreiche Auswertungs- und Analysefunktionen zur Verfügung.
Bearbeitungsstände, Objektgruppen, Zustandsbewertungen oder Erfassungsfortschritte lassen sich über Facetten und statistische Auswertungen nachvollziehen und unterstützen die Steuerung von Projekten sowie die Qualitätssicherung. Gleichzeitig können Standortinformationen dokumentiert und Veränderungen nachvollziehbar verwaltet werden.
Für Umzüge, Depotneustrukturierungen oder interne Standortwechsel steht ein integriertes Standortmanagement zur Verfügung, das Bewegungen von Objekten dokumentiert und deren aktuelle Verortung jederzeit nachvollziehbar macht. So entsteht eine nachhaltige Arbeitsumgebung, die Inventarisierung, Sammlungsmanagement und Analyse in einem gemeinsamen Prozess vereint.
Jede Inventarisierung folgt eigenen Regeln
“Anders als bei Portalen oder digitalen Vermittlungsangeboten gibt es für Inventarisierungsworkflows keine allgemeingültige Demonstrationsumgebung."
Die Anwendungen werden individuell an Sammlungen, Arbeitsabläufe, Erfassungsrichtlinien und bestehende Systemlandschaften angepasst. Viele der zugrunde liegenden Prozesse, Datenstrukturen und Inhalte sind zudem institutionenspezifisch und nicht für die öffentliche Nutzung bestimmt.
Deshalb verzichten wir an dieser Stelle bewusst auf eine frei zugängliche Demo. Stattdessen zeigen wir Ihnen gern in einem persönlichen Gespräch, wie Inventarisierung, Qualitätssicherung, Standortmanagement und Datenintegration in der Praxis zusammenspielen und welche Möglichkeiten sich für Ihre Einrichtung ergeben.
Ob einzelne Sammlungsbestände, umfassende Inventarisierungsprojekte oder die Integration in bestehende Primärsysteme – gemeinsam betrachten wir Ihre Anforderungen und entwickeln den passenden Workflow. Auf Wunsch präsentieren wir Ihnen konkrete Anwendungsbeispiele, erläutern technische Details und stellen Ihnen die Funktionen anhand realer Projektszenarien vor.
Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen gern, wie digitale Inventarisierung Teil eines nachhaltigen Datenökosystems werden kann.
Dieser Ansatz ist nicht für Ihr digitales Vorhaben geeignet?
Nachstehend präsentieren wir Ihnen alternative Produkte, die Ihre Daten aus differenzierten Blickwinkeln betrachten und zusätzliche Erkenntnispfade eröffnen.